Прийом скарг та претензій

Так як ТОВ " ВЕНТА.ЛТД " - сучасне підприємство, орієнтоване на розвиток, впровадження нових маркетингових технологій, підвищення якості обслуговування, відповідальні фахівці компанії здійснюють моніторинг звернень клієнтів, партнерів, співробітників. За допомогою цього механізму вдається не тільки оцінити ефективність роботи кожної окремої ланки підприємства, а й поліпшити відповідно до актуальних запитів. Обробка отриманих скарг дозволяє керівництву компанії вчасно отримати достовірні відомості про неправомірні дії з боку співробітників і вжити відповідних заходів.
Партнери, клієнти і співробітники організації можуть скласти письмове звернення до керівництва, в якому будуть викладені і чітко сформульовані рекомендації щодо вдосконалення роботи компанії, побажання, прохання про вжиття превентивних заходів.
Під скаргою мається на увазі документ, складений в письмовому або електронному вигляді, в якому міститься звернення співробітника або клієнта про порушення його законних прав та інтересів. Факти необхідно сформулювати максимально чітко і аргументовано. Також потрібно вказати способи зв'язку із заявником і вказати пріоритетний варіант отримання відповіді від компанії. Якщо скарга подається повторно, потрібно вказати номер першої скарги та дату її подання.
Для прийому звернень і скарг передбачений наступний порядок:
* Письмові скарги можна заповнити в спеціальному бланку і залишити за адресою м.Дніпро, Селянський узвіз, 3а на першому поверсі центрального офісу.
* Лист зі скаргами та зверненнями можна відправити поштою, за адресою 49000, м. Дніпро, Селянський узвіз, 3А, ТОВ " Вента.ЛТД"» На конверті необхідно зробити позначку " скарга/звернення. Для відділу персоналу"»
* Для зручності клієнтів і співробітників підприємства передбачена можливість відправити електронний лист за адресою personal@ventaltd.com.ua
У разі подання скарги особисто через офіс ТОВ " Вента.ЛТД", буде видана копія титульного аркуша звернення. На ньому буде відмітка про прийом і дату отримання скарги, її порядковий номер.
Порядок розгляду скарг і звернень відбувається наступним чином:
* Вхідні скарги проходять реєстрацію в журналі обліку скарг і розглядаються директором по персоналу. Після цього звернення будуть передані керівнику, на ім'я якого надійшли скарги. Термін розгляду звернень - до 3-х робочих днів.
* Якщо скарга може бути задоволена, керівник приймає відповідне рішення і готує відповідь, яка проходить реєстрацію і передається заявнику. У разі, якщо скаргу неможливо задовольнити, готується мотивована відмова. Він затверджується комітетом зі скарг, до складу якого входять генеральний директор, штатний юрист, керівник підрозділу, профільний фахівець.
Відповідальність за прийняття рішення, а також за правильність оформлення відповіді і відповідність формальним вимогам несе уповноважений співробітник.