Так как ООО«Вента.ЛТД» — современное предприятие, ориентированное на развитие, внедрение новых маркетинговых технологий, повышение качества обслуживания, ответственные специалисты компании осуществляют мониторинг обращений клиентов, партнеров, сотрудников. С помощью этого механизма удается не только оценить эффективность работы каждого отдельного звена предприятия, но и улучшить в соответствии с актуальными запросами. Обработка полученных жалоб позволяет руководству компании вовремя получить достоверные сведения о неправомерных действиях со стороны сотрудников и предпринять соответствующие меры.
Партнеры, клиенты и сотрудники организации могут составить письменное обращение к руководству, в котором будут изложены и четко сформулированы рекомендации по совершенствованию работы компании, пожелания, просьбы о принятии превентивных мер.
Под жалобой подразумевается документ, составленный в письменном или электронном виде, в котором содержится обращение сотрудника или клиента о нарушении его законных прав и интересов. Факты необходимо сформулировать максимально четко и аргументировано. Также нужно указать способы связи с заявителем и указать приоритетный вариант получения ответа от компании. Если жалоба подается повторно, нужно указать номер первой жалобы и дату ее подачи.
Для приема обращений и жалоб предусмотрен следующий порядок:
• Письменные жалобы можно заполнить в специальном бланке и оставить по адресу г. Днепр, Крестьянский спуск, 3а на первом этаже центрального офиса.
• Письмо с жалобами и обращениями можно отправить почтой, по адресу 49000, г. Днепр, Крестьянский спуск, 3а, ООО «Вента.ЛТД». На конверте необходимо сделать пометку «Жалоба/Обращение. Для отдела персонала».
• Для удобства клиентов и сотрудников предприятия предусмотрена возможность отправить электронное письмо по адресу personal@ventaltd.com.ua
В случае подачи жалобы лично через офис ООО«Вента.ЛТД», будет выдана копия титульного листа обращения. На нем будет отметка о приеме и дате получения жалобы, ее порядковом номере.
Порядок рассмотрения жалоб и обращений происходит следующим образом:
• Входящие жалобы проходят регистрацию в Журнале учета Жалоб и рассматриваются директором по персоналу. После этого обращения будут переданы руководителю, на имя которого поступили жалобы. Срок рассмотрения обращений — до 3-х рабочих дней.
• Если жалоба может быть удовлетворена, руководитель принимает соответствующее решение и готовит ответ, который проходит регистрацию и передается заявителю. В случае, если жалобу невозможно удовлетворить, готовится мотивированный отказ. Он утверждается комитетом по жалобам, в состав которого входят генеральный директор, штатный юрист, руководитель подразделения, профильный специалист.
Ответственность за принятие решения, а также за правильность оформления ответа и соответствие формальным требованиям несет уполномоченный сотрудник.