Електронний документообiг

Nisi tempus! Tempus est numerus! (лат.)

В епоху стрімко зростаючої потреби в динаміці для бізнесу та появі сучасних інструментів для електронної взаємодії з партнерами, стало очевидним, що побудувати ефективний процес управління будь-яким підприємством, незалежно від сфери його діяльності, використовуючи рутинні процедури роботи з документами, неможливо. Отже, паперовий документообіг поступово відмирає та стає архаїзмом.

Електронний документообіг дозволяє полегшити роботу всього колективу, а нововведення в діяльність підприємства - це завжди крок вперед, особливо ті, що викликані прогресом, який перетворить робочий процес з рутинного на більш простий і цікавий.

Ще на початку ХХ століття Генрі Форд висловив думку: «Вимагати, щоб на ту чи іншу роботу витрачалося більше сили, ніж це абсолютно необхідно, значить бути марнотратним. Марнотратство і жадібність гальмують справжню продуктивність» 

В наш час дане висловлювання набуло вражаючої актуальності, а прогресивні бізнесмени усвідомлюють, що для створення якісного продукту слід максимально оптимізувати свої внутрішні бізнес-процеси з метою вивільнення ресурсів та уникнення затримок і помилок.

Саме тому, шановні партнери, ТОВ "Вента. ЛТД" пропонує, задля покращення діяльності та підвищення продуктивності у співпраці, не марнувати час та надані технічні можливості.

Переваги електронного документообігу?

• Економія грошей: для підписання одного договору  необхідно його роздрукувати, підписати, відправити поштою, отримати підписану партнером  версію на пошті. Витрати на логістику й доставку скорочуються, як наслідок документ обходиться дешевше.
• Пришвидшення продажів: підписання договору — один з етапів продажу товарів та послуг. Обмін документами в електронній формі зменшує підготовчий час для запуску продажу мінімум на 2–3 дні.
• Скорочення часу на підготовку та узгодження документів та вивільнення співробітників, т.я. договір сам себе не надрукує, не підпише і не сходить на пошту .
• Скорочення часу на пошук документації: пошук договору й супровідних документів в електронній формі займає менше часу
• Зменшення кількості учасників документообігу: в электронному обміні документами беруть участь лише ті особи, які мають безпосереднє відношення до роботи з цим документом — відповідальні фахівці та підписанти.
• Зниження вірогідності втрати документу та необхідності повторної його підготовки й відправки.
• Зручність роботи з електронними документами: у системі електронного документообігу документи «не плодяться» і не дублюються. Існує один актуальний оригінал, який проходить шлях за заздалегідь визначеним маршрутом.
• Мобільність роботи з електронними документами: працювати з електронними документами можна дистанційно з будь-якого кутка нашої планети, не прив’язуючись до конкретного місця роботи.
• Зручності архівування документів: архівування електронних документів дозволяє значно скоротити місце для їх зберігання, а своєчасне створення резервної копії архіву на різних носіях - мінімізують втрату інформації та дозволяють відновити її за короткий час.

Що небхідно для переходу на електронний документообіг  з партнерами?

• Визначитись з переліком документації (бухгалтерська, договірна або інша документація), яка буде надаватись партнеру в електронному вигляді.
• Якщо підписант Е-документів не керівник юридичної особи або особа, яка є ФОП: визначити уповноважених осіб, оформити довіреності на них і примірник такої довіреності надати партнеру.
• Оформити кваліфікований електронний підпис на підписантів Е-документів та за умови наявності - кваліфіковану електронну печатку.
• Провести вибір ПО та його налаштування. Для Сторони-відправника первинної бухгалтерської документації сучасний сервіс документообігу має забезпечувати можливість інтеграції з обліковою системою, завантаження чи створення документів, підтримку різних форматів електронних документів.
• Протестувати електроннний документообіг: створити шаблони первинних документів (видаткова накладна або товарно-транспортна накладна, накладана на поверення товару інші документи) в XML-форматі та направити партнеру. Шаблони документів створює та Сторона-відправник, яка оформлювала паперовий документ.
• За деякими електронними документами більш доцільно проводити обмін з партнером у вигляді, який не підлягає редагуванню (напр. Договір або Довіреність  у PDF-форматі)
• Одержати від партнера підтвердження коректності передачі та відображення данних в надісланих документах.
• Юридично оформити співпрацю шляхом електронного документообігу (підписання Додаткової угоди або Договору про визнання електронних документів).

Де отримати електронний підпис?

Згідно Закону «Про електронні довірчі послуги», видача КЕП є довірчою послугою та здійснюється кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг, перелік яких міститься в «Довірчому списку»(https://czo.gov.ua/trustedlist).

  Наприклад, КЕП можна отримати в:

    - АЦСК органів юстиції України](https://ca.informjust.ua/government_agencies);
    - АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС(https://acskidd.gov.ua/r_kor);
    - іншому кваліфікованому надавачі електронних довірчих послуг, перелік яких міститься в «Довірчому списку»(https://czo.gov.ua/trustedlist).

При отриманні КЕП вперше здійснюється персональна ідентифікація особи, тому його потрібно отримувати особисто. Проте, якщо у особи вже є електронний підпис і строк його дії не закінчився, то закон дозволяє повторно (дистанційно) сформувати кваліфіковані сертифікати відкритого ключа за електронним запитом без необхідності персональної присутності особи.

Перебудова внутрішніх процесів у зв’язку з переходом на електронний документообіг

Для менш складного переходу на зовнішній ЕДО на підприємстві рекомендуємо наступний алгоритм:

•    Адаптуйте бізнес-процеси в компанії під впровадження електронного документообігу для роботи з партнерами.

•    Розробіть та затвердіть порядок електронного документообігу

•    Призначте відповідальних за його впровадження.

•   Організуйте електронний архів документів. Ваш е-архів повинен бути організований так, щоб за необхідності, наприклад, за запитом податкової інспекції, ви могли оперативно надати документи і переслати їх до інспекції в електронному вигляді — так, як зараз передається електронна звітність.

•     Пропишіть правила створення, отримання та зберігання електронних документів, призначте відповідальних співробітників за їх формування і підписання

•   У випадку формування та відправки електронних документів безпосередньо з облікової системи компанії - організуйте інтеграцію з програмою, за допомогою якої буде відбуватись транспорт електронних документів.

•    Забезпечте співробітників, які уповноважені підписувати електронні договори, угоди тощо, кваліфікованими електронними підписами (КЕП), адже передавати свій підпис іншим особам не можна.

•     Підготуйте співробітників та партнерів до переходу, підпишіть із ними угоду про обмін документами в електронному вигляді.

Найпопулярніші міфи навколо електронного документообігу

«А це законно?»

Здебільшого виникають сумніви щодо законності та безпеки використання КЕП, а дарма. Електронний документообіг дозволений українським законодавством уже 16 років і регулюється законами «Про електронні довірчі послуги» та «Про електронні документи та електронний документообіг».

Електронний документообіг на території України регулюється великою кількістю нормативно-правових актів:

«А що показати податковій?»

У разі будь-якої перевірки з боку державних органів ви можете представити електронний документ. Він не втрачає юридичної сили тільки через те, що електронний (ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Крім того, якщо захочете, завжди зможете роздрукувати потрібні документи.

«Однаково потім друкувати»

Електронний документообіг якраз і створений для того, щоб не друкувати ці ж самі документи. Законодавство не вимагає друку електронних документів. Законодавство не вимагає зберігання електронних документів у роздрукованому вигляді. Однак, якщо вам буде дуже потрібно роздрукувати електронні документі, більшість сервісів підтримують таку можливість.

«А що, як втрачу ЕП або КЕП?»

За аналогією із втратою кредитної картки. Якщо ви забули ключ, можете пройти певну процедуру в тій структурі, де її оформлювали. Вам блокують цифровий підпис і в майбутньому ніхто не скористається ним. Проте всі попередні підписані документи не потребують нового перепідписання. Згодом ви отримуєте новий ключ і користуєтеся далі електронним документообігом.

«Немає можливості проставити відмітку на е-РН про проведення вхідного контролю»

Відповідно до роз’яснення Державної служби з лікарських засобів та контролю за наркотиками від 10 квітня 2019 р (https://www.apteka.ua/article/501447 та https://www.apteka.ua/article/497663), враховуючи положення законодавства, суб’єкти господарювання можуть оформлювати висновок вхідного контролю якості лікарських засобів в електронній формі, створюючи його з урахування вимог законодавства щодо електронного документообігу. При цьому для оформлення даного висновку в електронній формі суб’єкт господарювання може використовувати КЕП

Також не суперечить положенням наказу № 677 зазначення результатів вхідного контролю якості лікарських засобів на прибутковій накладній, створеній суб’єктом господарювання в інформаційній автоматизованій системі та передбаченій наказом (або іншим розпорядчим документом) про облікову політику підприємства.