Электронный документооборот
Nisi tempus! Tempus est numerus! (лат.)
В эпоху стремительно растущей потребности в динамике для бизнеса и появлению современных инструментов для электронного взаимодействия с партнерами, стало очевидным, что построить эффективный процесс управления любым предприятием, независимо от сферы его деятельности, используя рутинные процедуры работы с документами, невозможно. Итак, бумажный документооборот постепенно отмирает и становится архаизмом.
Электронный документооборот позволяет облегчить работу всего коллектива, а нововведения в деятельность предприятия - это всегда шаг вперед, особенно те, что вызваны прогрессом, который превратит рабочий процесс с рутинного на более простой и интересный.
Еще в начале ХХ века Генри Форд высказал мнение: «Требовать, чтобы на ту или иную работу тратилось больше силы, чем это абсолютно необходимо, значит быть расточительным. Расточительство и жадность тормозят истинную производительность »
В настоящее время данное высказывание приобрело впечатляющей актуальности, а прогрессивные бизнесмены осознают, что для создания качественного продукта следует максимально оптимизировать свои внутренние бизнес-процессы с целью высвобождения ресурсов и избежания задержек и ошибок.
Именно поэтому, уважаемые партнеры, ООО "Вента. ЛТД" предлагает, для улучшения сотрудничества и повышения производительности, не тратить время и предоставленные технические возможности.
Преимущества электронного документооборота?
1. Экономия денег: для подписания одного договора необходимо его распечатать, подписать, отправить по почте, получить подписанную партнером версию на почте. Расходы на логистику и доставку сокращаются, как следствие документ обходится дешевле.
2. Ускорение продаж: подписание договора - один из этапов продажи товаров и услуг. Обмен документами в электронной форме уменьшает подготовительные сроки для запуска продаж минимум на 2-3 дня.
3. Сокращение времени на подготовку и согласование документов и высвобождения сотрудников, т.к. договор сам себя не напечатает, не подпишет и не сходит на почту.
4. Сокращение времени на поиск документации: поиск договора и сопроводительных документов в электронной форме занимает значительно меньше времени, при условии, что качественно организован их учет и хранение.
5. Уменьшение количества участников документооборота: в электронном обмене документами участвуют только те лица, которые имеют непосредственное отношение к работе с этим документом - ответственные специалисты и подписанты.
6. Снижение вероятности потери документа и необходимости повторной его подготовки и отправки, при условии, что качественно организован их учет и хранение.
7. Удобство работы с электронными документами: в системе электронного документооборота документы не дублируются. Существует один актуальный оригинал, который проходит путь по заранее определенному маршруту.
8. Мобильность работы с электронными документами: работать с электронными документами можно дистанционно, не привязываясь к конкретному месту работы.
9. Удобство архивирования документов: архивирование электронных документов позволяет значительно сократить место для их хранения, а своевременное создание резервной копии архива на разных носителях - минимизируют потерю информации и позволяют восстановить ее за короткое время.
Что необходимо при переходе на электронный документооборот с партнерами?
1. Определиться с перечнем документации (бухгалтерская, договорная или иная документация), которая будет предоставляться партнеру в электронном виде.
2. Если подписант Е-документов не руководитель юридического лица или лицо, являющееся ЧП: определить уполномоченных лиц, оформить доверенности на них и экземпляр такой доверенности предоставить партнеру.
3. Оформить квалифицированный электронную подпись на подписантов Е-документов и при наличии - квалифицированную электронную печать.
4. Провести выбор ПО и его настройку. Для Стороны отправителя первичной бухгалтерской документации современный сервис документооборота должен обеспечивать возможность интеграции с учетной системой, загрузка или создания документов, поддержку различных форматов электронных документов.
5. Протестировать обмен электронными документами: создать шаблоны первичных документов (расходная накладная или товарно-транспортная накладная, которыми облагаются возвращении товара другие документы) в XML-формате и направить партнеру. Шаблоны документов создает Сторона-отправитель, которая ранее оформляла бумажный документ.
6. По некоторым электронными документами более целесообразно проводить обмен с партнером в виде, который не подлежит редактированию, напр., Договор или Доверенность в формате PDF. В таком случае нет потребности в создании шаблонов документов.
7. Получить от партнера подтверждения корректности передачи и отображения данных в полученных документах.
8. Юридически оформить сотрудничество через электронный документооборот (подписание Дополнительного соглашения к основному Договору о сотрудничестве или договора о признании электронных документов).
Где получить электронную подпись?
Согласно Закону «Об электронных доверительных услугах», выдача КЭП является доверительной услугой и осуществляется квалифицированными поставщиками электронных доверительных услуг, перечень которых содержится в «Доверительном список» (https://czo.gov.ua/trustedlist).
Например, КЭП можно получить в:
- АЦСК органов юстиции Украины (https://ca.informjust.ua/government_agencies);
- АЦСК Информационно-справочного департамента ДФС (https://acskidd.gov.ua/r_kor)
- у другого квалифицированного предоставителя электронных доверительных услуг, перечень которых содержится в «Доверительном список»(https://czo.gov.ua/trustedlist).
При получении КЭП впервые осуществляется персональная идентификация личности, поэтому его нужно получать лично. Однако, если у лица уже есть электронная подпись и срок ее действия не истек, то закон позволяет повторно (дистанционно) сформировать квалифицированные сертификаты открытого ключа электронным запросом, без необходимости персонального присутствия человека.
Перестройка внутренних процессов в связи с переходом на электронный документооборот
Для менее сложного перехода на внешний ЭДО на предприятии рекомендуем следующий алгоритм:
• Адаптируйте бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота для работы с партнерами.
• Разработайте и утвердите порядок электронного документооборота.
• Назначьте ответственных за его внедрение.
• Организуйте электронный архив документов. Ваш e-архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно предоставить документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.
• Пропишите правила создания, получения и хранения электронных документов, назначьте ответственных сотрудников за их формирование и подписание.
• В случае формирования и отправки электронных документов непосредственно из учетной системы компании - организуйте интеграцию с программой, с помощью которой будет происходить транспорт электронных документов.
• Обеспечьте сотрудников, уполномоченных подписывать электронные документы квалифицированными электронными подписями (КЭП), ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.
• Подготовьте сотрудников и партнеров к переходу, подпишите с ними соглашение об обмене документами в электронном виде.
Наиболее популярные мифы вокруг электронного документооборота
«А это законно?»
В основном возникают сомнения в законности и безопасности использования ЭЦП, а зря. Электронный документооборот разрешен украинским законодательством уже 16 лет и регулируется «Об электронных доверительные услуги» и «Об электронных документах и электронном документообороте».
Электронный документооборот на территории Украины регулируется большим количеством нормативно-правовых актов:
«А что показать налоговой?»
В случае любой проверки со стороны государственных органов можно представить электронный документ. Он не теряет юридической силы только потому, что электронный (ст. 8 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»). Кроме того, если захотите, всегда сможете распечатать нужные документы.
«Все равно потом печатать»
Электронный документооборот как раз и создан для того, чтобы не печатать эти же документы. Законодательство не требует печати электронных документов. Законодательство не требует хранения электронных документов в распечатанном виде. Однако, если вам очень необходимо распечатать электронные документы, то большинство сервисов поддерживают такую возможность.
«А что, если потеряю ЭП или КЭП?»
По аналогии с потерей кредитной карты. Если вы забыли ключ, можете пройти определенную процедуру в той структуре, где ее оформляли. Вам блокируют КЭП и в будущем никто не воспользуется ей. Однако, все предыдущие подписанные документы не нуждаются в новом переподписанию, т.к на момент подписания КЭП была действующей. Впоследствии вы получаете новую КЭП и пользуетесь дальше электронным документооборотом.
«Нет возможности на е-РН проставить отметку о проведении входного контроля»
Согласно разъяснению Государственной службы лекарственных средств и контроля за наркотиками от 10 апреля 2019 г. (https://www.apteka.ua/article/501447 и https://www.apteka.ua/article/497663), учитывая положения законодательства, субъекты хозяйствования могут оформлять заключение о проведении входного контроля качества лекарственных средств в электронной форме, создавая его с учетом требований законодательства относительно электронного документооборота. При этом, для оформления данного заключения в электронной форме субъект может использовать КЭП.
Также не противоречит положениям приказа № 677 отметка о результатах входного контроля качества лекарственных средств на приходной накладной, созданной предприятием в информационной автоматизированной системе и предусмотренной приказом (или другим распорядительным документом) об учетной политике предприятия.